Proje yönetimi herhangi bir inşaat projesinin dayandığı temelden başka bir şey değildir. Bir inşaat proje yöneticisinin, projeyi yönetmek ve mevcut çok sayıda ekiple etkili bir ilişki kurmak için belirli bir dizi yetenek ve beceriye sahip olması gerekir. İnşaat projelerinin yapılan değişikliklere bağlı sürekli ihtiyaçları vardır ve bu anlamda proje yönetimi tüm prosedürün istikrarının anahtarıdır. Bu yazımızda sizlere inşaat proje yönetiminin tüm hayati kavramlarını ve ilkelerini tanıtmaya çalışacağız.
İnşaat proje yönetimi, bir projenin ilk geliştirilmesinden başlayarak tamamlanmasına kadar yönetilmesi, düzenlenmesi ve denetlenmesi olarak tanımlanabilir. Bir inşaat projesini yönetmenin nihai amacı, projenin hem işlevsellik hem de bütçe açısından uygulanabilir olmasını sağlayacak şekilde müşteri isteklerinin tam olarak karşılanmasından başka bir şey değildir. Ticari, konut, endüstriyel ve inşaat mühendisliği gibi çok çeşitli inşaat projesi türleri vardır.
İnşaat proje yönetiminin ana konsepti bütçe ve uygulama gibi teknik parametrelerle yakından bağlantılıdır ancak aynı zamanda tüm aktörler (paydaşlar, yükleniciler ve halk) arasında güçlü bir iletişim gerektirir.
Bir inşaat proje yöneticisinin rolü
Bir inşaat proje yöneticisi, projelerin baştan sona planlanması, koordine edilmesi, bütçelenmesi ve denetlenmesinden sorumludur. Daha kısaca, bir inşaat proje yöneticisi aşağıdakilerle ilgilenmelidir:
Bütçeyi hazırlayın ve maliyet tahminini görüşün.
Çalışma programını düzenleyin
En etkili inşaat yöntem ve stratejilerini tercih edin
İş veya bütçe sorunlarıyla ilgili her konuda müşterilerle iletişim halinde olun
Teknik ayrıntıları ve sözleşmeleri çalışanlarla ve diğer profesyonellerle tartışın
Sahadaki personeli takip edin
İnşaat ve inşaat profesyonelleriyle işbirliği yapın
Girişimci: rol ve sorumluluklar
İnşaat proje yöneticisi, tasarım tamamlanır tamamlanmaz proje yüklenicisini seçmekten sorumludur. Bazı durumlarda bu, proje henüz geliştirilme aşamasındayken bile gerçekleşir. Seçim, farklı yüklenicilerin katıldığı bir açık artırma süreci yoluyla gerçekleştirilir. Yüklenici seçiminde yaygın olarak uygulanan üç yöntem vardır: en düşük teklifi seçmek, en iyi fiyatı seçmek ve beceri düzeyine göre seçmek.
Yüklenicilerin teslim tarihlerini, bütçe sorunlarını, kamu güvenliğini, karar almayı, kalite yönetimini, iş planlarını, insan kaynaklarını ve matematiği yönetebilmesi gerekir.
İnşaat proje yönetimi: temel işlevler
İnşaat yönetimi genellikle çok sayıda farklı işlevi kapsar. Bunlardan en önemlilerini şu şekilde özetleyebiliriz:
Tasarım, planlama, bütçeleme, uygulama koşullarına karar verme ve proje katılımcılarının seçimi dahil olmak üzere proje hedeflerini ve planlarını belirtin.
Gerekli iş gücü ve ekipmanın satın alınması yoluyla kaynakların performansını teşvik edin.
Prosedür boyunca sözleşmelerin gerekli koordinasyonu ve yönetimi, planlama, tahmin, tasarım ve inşaat yoluyla çok sayıda operasyonun yürütülmesi.
Ortaya çıkabilecek çatışmaların çözümü için aktörler arasında güçlü iletişimin etkin olarak geliştirilmesi.
İnşaat proje yönetiminin temel ilkeleri
Hiç şüphe yok ki inşaat proje yönetimi nispeten karmaşık bir alandır. Ancak bu sektöre ilk adımlarını atan herkesin aklında tutması gereken bazı temel ilkeler vardır:
Proje sahibinin teklif almak için yüklenicilerle iletişime geçmesiyle başlar. Projeyle ilgilenen inşaat yöneticileri daha sonra proje sahibine teklifte bulunacak. Bu teklif, projenin tamamlanması için proje sahibinin sağlaması gereken fon miktarının ayrıntılarını içerir. İki tür teklif vardır:
Kamu ihalesi: Kamu ihaleleri kamu projeleriyle yakından bağlantılıdır. Bu, herhangi bir yüklenicinin teklifinin memnuniyetle karşılandığı bir açık artırmadır. Halka arz genellikle açıkça teşvik edilir.
Kapalı kapılar ardında teklif: Kapalı kapılar ardında teklifler üzerinden özel projeler yürütülür. Proje sahibi, iyi tanımlanmış sayıda yükleniciye teklif talebi gönderir.
Söz konusu proje için teklifler alındıktan sonra, mal sahibi aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak yükleniciyi seçer:
En düşük teklifi seçmek: Bu durumda önemli olan fiyattan başka bir şey değildir. İnşaat yönetim şirketleri projenin tamamlanması için kabul ettikleri en düşük teklifleri veriyor. Proje sahibi en düşük teklifi seçer ve projeye devam eder.
En iyi fiyatların seçilmesi: Bu süreçte hem beceriye hem de fiyata önem verilmektedir. Sahibi hem kalite hem de bütçe açısından en cazip teklifi tercih ediyor.
Beceri seviyelerine göre seçim: Bu seçim, inşaat yönetim şirketinin dikkate aldığı tek seçim kriterinin beceriler olduğu durumlarda benimsenir. Nitelik talebi, mal sahibinin yüklenicinin deneyimi ve proje organizasyon becerileri hakkında daha fazla bilgi edinmesine yardımcı olur.
Sözleşme türleri:
Seçim prosedürü tamamlandıktan sonra sözleşme türü üzerinde de anlaşmaya varılması gerekir. Genel olarak dört tür sözleşme vardır:
Toplu ödeme: Anlaşmaların en popüler olanıdır. Mal sahibi ve yüklenici tüm proje için sabit bir fiyat belirler. Tamamlanan projenin toplam tutarı kararlaştırılan tutardan yüksek veya düşük olsa da fiyat aynı kalır.
Birim fiyat: Nihai fiyat üzerinde başlangıçtan itibaren anlaşmaya varmak gerçekten zor olduğunda, bu yöntemin tercih edilmesi tercih edilir. Proje sahibi, masrafları azaltmak için malzemeleri belirli bir birim fiyata sunar.
Maliyet artı ücret: Maliyet artı ücret sözleşmesi, yüklenicilerin alabileceği en iyi düzenlemedir. Projenin toplam maliyeti ve mutabakata varılan sabit fiyatın yanı sıra, öngörülemeyen tüm masraflar ne olursa olsun mal sahibi tarafından karşılanır.
Garantili maksimum fiyat: Son sözleşme türü, yukarıda bahsedilen öncekinden yalnızca biraz farklıdır. Tek fark, burada aşılamayacak olan belirlenmiş sabit maliyette yatmaktadır.
Proje yönetimi süreçleri
İhale süreci artık tamamlandı ve projeye dahil olanların bunu hayata geçirmesinin zamanı geldi. Her projenin kendine özgü özelliklerini göz ardı edersek genellikle oldukça standart bir yaşam döngüsü vardır. Ortaya çıkan yapı dört temel adımla özetlenebilir:
Projenin lansmanı
Bu ilk aşamada projenin amacı ve fizibilitesi belirlenir. Bu, projenin çok önemli bir aşamasıdır çünkü projenin harika bir fırsat olup olmadığını belirlemenize olanak tanır. Gerektiğinde fizibilite çalışması yapılır ve çıkan sonuçlara göre plan/çözüm sunulur.
Her şeye karar verildikten sonra proje lansman dokümanı hazırlanır. Bu belge inşaat planına yönelik hazırlık çalışmalarını tanımlar ve proje yönetiminin temel eserlerinden biridir.
Planlama Aşaması
Proje planlama aşaması, ekibin yapılacak tüm işleri belirlediği zamandır. Ve proje tamamlanıncaya kadar devam edecek bir faaliyettir. Planlama aşamasında temel öncelik projenin zamanını, maliyetini ve kaynaklarını tahmin etmektir. Bu kriterlere dayanarak ekip izlenecek stratejiyi uygulayabilir. Buna proje kapsam yönetimi denir. Sağlanması önemli olan diğer belgelerden biri, yapılacak tüm işleri daha küçük ve dolayısıyla daha işlevsel kategorilere ayıran bir kontrol listesinden başka bir şey olmayan iş kırılım yapısıdır.
Bütçe, program ve iş tanımlandıktan sonra proje neredeyse başlamaya hazırdır. Bu önemli süreçteki bir sonraki adım risk yönetimidir. Bu, ekibin projedeki tüm potansiyel tehlikeleri incelemesi ve güçlü çözümler önermesi gerektiği zamandır. Son olarak, projedeki farklı paydaşlar arasında etkin bir bilgi akışının kurulmasına olanak sağlayacağı için bir iletişim planı da gereklidir.
Gerçekleştirme Aşaması
Uygulama aşamasında proje planı uygulanır. Prensip olarak bu aşama iki ana sürece ayrılır: yürütme, izleme ve kontrol. Proje ekibi gerekli görevlerin tamamlanmasını sağlar. Aynı zamanda ilerlemeler takip edilir ve buna göre değişiklikler yapılır. Nitekim bir proje yöneticisi zamanının çoğunu bu izleme aşamasında geçirir ve sahip olduğu bilgilere göre görevleri yönlendirerek projenin kontrolünü elinde tutmasını sağlar.
Son Aşama (Kapanış)
Projenin son aşaması resmi olarak tamamlandığı anlamına geliyor. Proje yöneticisi daha sonra neyin iyi gittiğini ve neyin potansiyel hatalara yol açtığını değerlendirir. Sonunda ekip bir proje raporu hazırlar, nihai bütçeyi hesaplar ve henüz tamamlanmamış görevler hakkında bilgi verir. Proje raporu, potansiyel hataların analiziyle birlikte gelecekteki inşaat projeleri için değerli bilgiler olacaktır.
Proje planlama
Güvenilir planlama, bir inşaat projesi sırasında ortaya çıkabilecek birçok riski önleyebilir. Planlamanın temel amacı proje sırasında malzeme ve kaynakların dağıtımını iyileştirmektir. Bu şekilde olası tüm gecikmeler önlenebilir ve farklı taraflar arasında daha iyi iletişim sağlanır. Bir proje yöneticisinin kullanabileceği çeşitli planlama teknikleri vardır
Denge Çizgisi Planlaması: Denge çizgisi tekniği, tekrarlanan tüm görevler için son derece yararlı bir yöntemdir. Son teslim tarihlerini karşılamada ve kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmede değerli bir yardım olabilir.
Kritik Yol Yöntemi: En popüler planlama araçlarından biridir ve kaynakların sistematik dağıtımında ve son teslim tarihlerinin kesin olarak hesaplanmasında büyük fayda sağlar. Kısaca kritik yol yöntemi inşaat projenizin erken veya en azından zamanında tamamlanmasına katkı sağlar.
Bu inşaat planlama yöntemi giderek daha iyi biliniyor çünkü proje yöneticilerinin çok sayıda ve bazen çelişkili görevleri tamamlanmaları gereken sıraya yerleştirmesine olanak tanıyor.
İnşaat proje yönetiminde bütçe
Bütçeyi belirlemek, bir inşaat projesi oluşturmaya başladığınızda dikkate almanız gereken en temel parametrelerden biridir. Maliyetleri tahmin etmek oldukça zor olabilir ancak doğru şekilde yapılırsa projenin başarısının anahtarlarından biri olabilir. Bir proje yöneticisinin aklında tutması gereken dört temel parametre vardır:
Proje analizi: Yapılacak ilk eylem, yaklaşan projenin farklı hedeflerini ve sınırlarını netleştirmektir. Bu yapıldıktan sonra neyi başarmak istediğiniz ve bunu gerçekleştirmek için kime ihtiyacınız olduğu konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaksınız.
Bütçe tahmini: Projenizin önceliklerini önem sırasına göre sıraladıktan sonra sıra, onu sağlam bir program doğrultusunda organize etmeye gelecektir. Artık ilgilenen yüklenicilerden fiyat teklifi istemenin de zamanı geldi.
Maliyet takibi: İnşaat projesi başlar başlamaz proje maliyetlerini takip etmek kesinlikle önemlidir. Bunu ne kadar erken yapmaya başlarsanız o kadar iyidir, çünkü bu, çok geç olmadan potansiyel suiistimalleri tespit etmenize olanak tanır.
Muhasebe: Son derece yetkin bir muhasebe hizmetinden yararlanmak hayati önem taşımaktadır. Bu departman, proje ekibiyle doğrudan işbirliği içinde, plana uygun olarak mali anlaşmalara uygunluğun sağlanmasından sorumlu olacaktır.
Bir inşaat projesinin hukuki yönü
Bir inşaat projesi birçok detaydan oluşur. Bir proje yöneticisinin ihmal etmemesi gereken en önemli konulardan biri yasal parametrelerle ilgilidir. İyi hazırlanmış bir inşaat proje yöneticisi, hukuki uyuşmazlıklarda veya ortaya çıkabilecek tehlikelerde her zaman çözüm önerileri sunabilmelidir. Bu sayede tüm proje güvenli ve sağlam temeller üzerine inşa edilmiş olur. Genel olarak dikkate alınması gereken altı sektör vardır:
Taraflar: Bu kategori inşaat projesine dahil olan herkesi (yükleniciler, danışmanlar, taşeronlar, alıcı vb.) ifade eder.
Sözleşmeler: Bazı sözleşmeler inşaat projelerine özel sabit sözleşme formları olsa bile, düzenli olarak geçmişteki sözleşmeleri değiştirmek zorunda kaldığımız durumlar olur. Bu nedenle hukuki tavsiye önemlidir.
Mevzuat ve Düzenlemeler: Güçlü bir hukuk ekibi, mevcut yasa ve yönetmeliklere harfiyen uyulmasını sağlayabilir.
Satın Alma: Satın alma süreci, bir inşaat projesi için gerekli olan çeşitli malzeme ve hizmetlerin satın alınmasını ifade eder. O halde tüm projenin yasal açıdan tamamen düzenlenmesi hayati önem taşımaktadır.
Sigorta: Bir inşaat sahasının fiziksel tehlikelerin bol olduğu bir yer olduğu bir sır değil. Bu nedenle proje yöneticisinin bilgilendirilmiş olması ve sigorta sözleşmeleri ile ilgili en küçük detayı sağlaması gerekmektedir.
Çözüm
Bir inşaat projesi hazırlamak karmaşık bir süreçtir. Kapsamlı bir şekilde analiz edilecek çok sayıda parametre ve öğe vardır. Bu nedenle projenizin yönetimini hayatınızı kolaylaştıracak, aynı zamanda inşaat planınızı daha da üst seviyeye taşıyacak yazılımlara emanet etmeniz gerçekten çok önemli.